Devoteam Academy: Modelleren, vloek of zegen?

Het belang van de perceptie van een model

Het antwoord op deze vraag is natuurlijk: allebei! Modelleren is een zegen, want het helpt om de situatie te begrijpen, om inzicht te krijgen, om analyses te doen en verbetermogelijkheden te onderkennen, etc.

Maar het is ook een vloek, want een model is nooit de “echte wereld” maar slechts een vereenvoudiging ervan, die door iedereen binnen een project anders geïnterpreteerd kan worden. Heel gevaarlijk.

Als business analisten modelleren we graag en vaak. Met behulp van diagrammen (de moderne term is infographics) geven we de situatie weer in een schema of plaatje (of serie plaatjes). Deze ‘modellen’ worden vervolgens gebruikt om over het proces of het systeem te communiceren en allerlei zaken binnen organisaties op te helderen.

In die zin is het model de taal waarmee wij als business analisten spreken. Echter vergeten we soms dat ons publiek die taal niet altijd verstaat. Dat kan door de complexiteit van het model, maar ook door gebruikt vakjargon. Voor business analisten lijkt het logisch, maar de doelgroep ontvangt het niet zo. Dat leidt soms tot onverwachte reacties.

Een voorbeeld: je hebt een model gemaakt van de gegevens en begrippen die een rol spelen in een organisatieproces, en de relaties daartussen. Dat teken je bijvoorbeeld in een ERD (Entity Relationship Diagram) model. En als geoefende analist lees je zo’n ERD ook op die manier: een verzameling begrippen met de relaties en verhoudingen daartussen.

erd-model-modelleren-vloek-of-zegen-business-analyse

Voorbeeld van een Entity Relationship Diagram

Maar veel van je stakeholders binnen een organisatie zullen het anders lezen, die zien een plaatje met (hopelijk herkenbare) steekwoorden die op een bepaalde manier gerangschikt zijn. Sommige dingen staan bovenaan of in het midden, sommige dingen staan onderin. Kortom, de boodschap is voor hen niet helder.

De betekenis, oftewel de informatie die uit zo’n diagram gelezen kan worden, is niet altijd duidelijk voor iedereen. Of nog erger: die is niet hetzelfde voor iedereen, terwijl je dat wel van elkaar denkt.

Het is eigenlijk net zo als bij elke andere taal: als je dezelfde taal spreekt kun je elkaar verstaan en begrijpen. Als dit niet zo is ontstaat er vaak miscommunicatie of een verschil in perceptie. Waar bij spreektaal al heel snel duidelijk is dat je elkaar niet verstaat, is dat bij een model/schema/plaatje niet zo snel het geval.

Naast het maken van een compleet en correct diagram of model, moet de business analist dus vooral ook zorgen dat de lezer begrijpt wat er staat, en hoe al die symbolen en diagrammen te interpreteren zijn. Anders wordt modelleren een vloek, en heb je er meer last van dan gemak!

Business Analysis Conference Europe | 24-26 September 2018

Devoteam senior consultant Danny Kalkhoven spreekt over dit onderwerp tijdens de Business Analysis Conference Europe in Londen (24-26 September 2018). Tijdens dit event zijn er zes Conference Tracks met meer dan 50 sessies van experts uit de praktijk. Kortom, 3 dagen lang leren van experts binnen het business analyse domein!

Devoteam Academy: Business Analyse training op maat

De business analist is de specialist die organisaties helpt om goede investeringsbeslissingen met betrekking tot mogelijke veranderingen in het bedrijf te maken. Organisaties streven er voortdurend naar om efficiënter en effectiever te worden, de business analist steunt deze inspanningen door verduidelijking van de haalbare opties voor de organisatie, de beoordeling van deze opties en ervoor te zorgen dat de gekozen oplossing duidelijk is gedefinieerd. Interesse in een training op maat voor jouw organisatie? Schrijf je dan nu in voor een Business Analyse training!

 

Contact

Danny Kalkhoven

Consultant / Trainer