Waterbedrijf Groningen levert drinkwater, industriewater en watertechnologie in de provincie Groningen. Een gezonde en duurzame organisatie die er al jaren in slaagt om als een van de kleinere waterbedrijven van Nederland toch het laagste drinkwatertarief van Nederland te hanteren. Slimme bedrijfsvoering en innovatie liggen hieraan ten grondslag. Zo werd Devoteam ingeschakeld om een App te ontwikkelen die forse tijdwinst zou opleveren voor verschillende groepen medewerkers binnen het Waterbedrijf. Intern projectleider Esther van Linge legt uit hoe de beste ideeën soms gewoon op de werkvloer ontstaan.
“Het begon allemaal toen een van onze collega’s bij ‘Nieuwbouw Productie’ vaststelde dat zijn werk efficiënter moest kunnen”, begint Esther. “Je moet je voorstellen dat wij als waterbedrijf aannemers inschakelen om werkzaamheden voor ons te doen. Denk bijvoorbeeld aan installaties in pompstations en waterleidingen. Na oplevering van die werkzaamheden controleren onze eigen mensen of het werk goed is gedaan. Zaken die nog niet in orde zijn worden op een zogenaamde ‘restpuntenlijst’ genoteerd. In de oude situatie werd die lijst opgesteld door gemaakte situatiefoto’s en aantekeningen op kantoor handmatig samen te voegen. De foto werd vanaf de camera of via een USB-stick op de computer gezet en de medewerker tikte zijn aantekeningen over van zijn schrijfblok. Dat moest sneller kunnen.”
Eén App voor vijf processen
“Onze collega stelde voor een App te laten ontwikkelen, waarbij met een iPhone of iPad een foto kon worden gemaakt, die samen met de bijbehorende notities gecombineerd naar SharePoint op kantoor gestuurd kon worden. Dat zou de processen aanzienlijk versnellen en de medewerker ook veel dubbel werk schelen. Daarover pratend bedachten we dat er nog meer processen binnen ons bedrijf zijn, waarbij foto’s gemaakt moeten worden in combinatie met aantekeningen. Die hebben we in kaart gebracht en zo kwamen we uiteindelijk tot een set met requirements voor vijf processen: het opstellen van restpuntenlijsten zoals ik net beschreef, het maken van veiligheidsmeldingen, het maken van werkplekinspecties, het beoordelen van aangelegde drinkwateraansluitingen en de legionella inspecties.”
Solide plan van aanpak
“Via inkoop hebben we een competitie uitgeschreven op basis van een vooraf opgestelde beoordelingslijst met criteria en wegingspunten. De keuze viel uiteindelijk op Devoteam. Ze hadden ons al eerder ondersteund bij Mobile Device Management en hun plan van aanpak zag er solide uit. Ze maakten dan ook een voortvarende start. Er werken goede en betrokken professionals met wie we plezierig samenwerken. Natuurlijk kregen we net als in de meeste andere projecten ook te maken met onverwachte tegenvallers. De ontwikkeling van de App zelf verliep heel voorspoedig en aan de voorkant zag het er al snel mooi uit. Maar aan de achterkant kregen we issues met de veilige verbinding via MobileIron. En ook bij Apple waren wat hindernissen te nemen. Allemaal niet verwijtbaar omdat het buiten de invloedsfeer van Devoteam lag, maar het leidde wel tot wat vertraging. Devoteam heeft er alles gedaan om de druk erop te houden en dat is goed gelukt. We zijn nu bezig met de voorbereiding van de interne uitrol.”
Lerende organisatie
“Een harde business case vooraf hadden we niet gemaakt. We wisten zeker dat deze App de processen zou versnellen en vergemakkelijken. Net zoals de kwaliteit van de gegevens is toegenomen. Alle verwachtingen zijn uitgekomen. Maar we wilden ook bewust ervaring opdoen met innovatie. Wat zijn bijvoorbeeld de voor- en nadelen van maatwerkapps en apps die je zo uit de App Store haalt? Hoe zit het met onderhoud en beheer daarop? We gaan dat later dit jaar allemaal evalueren en zien de uitkomsten met vertrouwen tegemoet. Los daarvan moet je als lerende organisatie ook durven blijven investeren in innovatie, daar hoeft niet altijd een harde business case aan ten grondslag te liggen. Devoteam heeft in dit project trouwens zelf ook weer ervaringen opgedaan. En die zijn weer nuttig bij nieuwe projecten. Dan staat Devoteam dus weer op onze shortlist. Ze hebben hier goed werk verricht. En kijk, onverwachte tegenvallers zijn er in elk project. Het komt erop aan die tegenvallers in goede samenwerking op te lossen en samen het beste resultaat neer te zetten. En daarvoor is Devoteam een uitstekende partner.”
