Bij Devoteam vertellen we graag over echte voorbeelden van “IT Transformation”, waarin we onze klanten helpen met de ontwikkeling en implementatie van een compleet nieuwe IT-omgeving die sneller, foutlozer, effectiever en met minimale tussenkomst van mensen functioneert.
Niet elke klus begint echter met een schone lei. Soms zitten we vast aan de beperkingen van een oud systeem dat om uiteenlopende redenen niet helemaal vervangen kan of mag worden. “Dan moeten we roeien met de riemen die we hebben,” zegt Senior Software Engineer Maarten van der Lee erover. Hij kan het weten, aangezien hij betrokken is bij een dergelijk proces: de bouw van een complete backoffice-applicatie voor een overheidsinstantie. Een “hybride-oplossing” die nieuwe functionaliteit toevoegt aan een in feite oude omgeving.
Maarten: “Toen we in mei 2014 begonnen, troffen we een Microsoft Access applicatie met WinForms schermen aan die maar bleef uitdijen met elke nieuwe noodzakelijke functionaliteit. Een “houtje-touwtje” oplossing die nauwelijks meer te beheren viel en die niet langer in staat was de nieuwe verantwoordelijkheden van de organisatie adequaat te ondersteunen.”
Tijdsdruk
De eerste verbeterslag gebeurde onder enorme tijdsdruk. Devoteam kwam als gezegd in mei binnen; het systeem moest in januari van het volgende jaar gereed zijn. Uitstel zou betekenen dat duizenden cliënten die van de overheidsdienst afhankelijk zijn, in de kou zouden komen te staan.
Maarten: “we besloten het frontend zoveel mogelijk te hergebruiken. De database tabellen en de bestaande schermen namen we over. Zo konden we ons concentreren op de ontwikkeling van een compleet nieuw backend.”
Basis
De eisen aan het backend waren duidelijk. Het moest beter testbaar en beheerbaar zijn en automatisch testen moest mogelijk worden. Bovendien moest het systeem in staat zijn om de verwachte toename in aantal aanvragen van cliënten te verwerken. Maarten: “in oktober was de eerste versie klaar. We waren er binnen 5 maanden in geslaagd de applicatie dusdanig te verbeteren dat deze de nieuwe, zwaardere taken van de organisatie adequaat kon ondersteunen.”
De gebruikers van het systeem merkten er ondertussen weinig van. De userinterface bleef immers hetzelfde. Ondertussen was de applicatie wel een stuk robuuster geworden en kon er beter en sneller worden getest. “We hebben in de periode een stevige basis neergezet, van waaruit we verder konden gaan bouwen.”
Capaciteit
Als het aan Maarten had gelegen was er meer geautomatiseerd, maar dat lag buiten de scope van de opdracht. Het systeem is nu wel in staat om ruimte te bieden aan de 1000 uitzendkrachten die nodig zijn om alle aanvragen te kunnen verwerken en beantwoorden. Maarten: “De organisatie had al een paar miljoen euro toegekend gekregen om voorspelde problemen met de capaciteit van de architectuur te verhelpen. Dat geld is niet nodig geweest. Capaciteitsproblemen zijn er wel, maar die zitten meer aan de kant van de organisatie.”
Ruimte voor verbetering
Terugkijkend kan Maarten concluderen dat Devoteam een belangrijke rol heeft gespeeld: “Als wij niet hadden herbouwd was het een fiasco geworden. Het is ons gelukt onze opdracht goed uit te voeren. Dat wil niet zeggen dat we nu tevreden zijn; aan het totale plaatje zitten nog veel haken en ogen. Er is veel ruimte voor verbetering.” Die verbeteringen worden nu langzaam maar zeker doorgevoerd. Als Devoteam in 2018 het proces afrondt, staat er een stevige, toekomstvaste applicatie.
