Nihad en Hizkia zijn Functioneel Beheerders en zijn werkzaam bij Devoteam – Sector Public. Zij zijn actief als Functioneel Beheerder bij een ZBO in een team van 11 collega’s en werken mee aan het functioneel beheer van het platform “Digitaal Werken”. De opdrachtgever maakt al enkele jaren een digitale transformatie door, aan Nihad en Hizkia de taak om hierbij zo goed als mogelijk te ondersteunen. Nihad vanuit zijn consultancy rol en ervaring op het gebied van functioneel beheer en Hizkia in de rol van coördinator en de aansturing van het team functioneel beheer. Het team functioneel beheer ondersteunt en verleent service aan gebruikers van de applicaties binnen de organisatie.
De werkzaamheden van Nihad en Hizkia als Functioneel Beheerder
SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor informatie-uitwisseling en samenwerking binnen een groep of organisatie. Op dit moment bevindt de organisatie van de opdrachtgever zich in een transitie. Het huidige SharePoint (2013) is bijna end-of-life en dient te vervangen worden.
Een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van Nihad en Hizkia is de transitie naar een nieuwe omgeving voorbereiden en het klaarstomen voor aanstaande veranderingen voor de business. Functioneel beheer onderhoudt een nauwe samenwerking met de business, stelt requirements op en weet waar de gebruiker behoefte aan heeft. Door een goede voorbereiding kan functioneel beheer de gebruiker begeleiden naar een nieuw platform. Ook nemen beiden deel aan Scrum sessies en stemmen regelmatig af met de Product Owner. Daarnaast voeren zij de navolgende werkzaamheden uit:
- Communicatie naar gebruikers. Als Functioneel Beheerders zijn wij verantwoordelijk voor de communicatie. Dit betreft onderwerpen als releases, aanpassingen, verstoringen e.d.
- Een belangrijke taak van functioneel heheer is gebruikersondersteuning. Hieronder scharen we het oplossen van incidenten (soms in samenwerking met de beheerketen), ondersteuning bij content- en inrichtingsvraagstukken en hulp autorisaties.
- Opzetten van communities, samenwerksites en processites.
- Aansturen Applicatie Beheer en Technisch Beheer.
- Klantwensen specificeren.
- Testen (toetsen en testen).
In de praktijk zijn Nihad en Hizkia verantwoordelijk voor de continuïteit en functioneel correcte werking van de primaire applicaties bij deze overheidsorganisatie.
Thuiswerken vs op kantoor
Het thuiswerken tijdens deze corona periode vergt een andere manier van werken. Waar je op kantoor naar elkaar kan toe lopen, dien je nu eerst met elkaar af te stemmen. Verder is het klantcontact veranderd. Het “floorwalken” zoals voorheen op locatie bestaat niet meer. Je zult als functioneel beheer op een andere manier aanwezig moeten zijn. Zo zijn er initiatieven om communitysites te ontwikkelen waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten.
SCRUM/agile werken als Functioneel Beheerder
Een belangrijke methodiek die bij de opdrachtgever wordt ingezet voor het samenwerken en opleveren van klantwensen is SCRUM.
Elke dag heeft het team een daily SCRUM sessie. Tijdens deze sessie wordt de werkvoorraad besproken aan de hand van het SCRUM bord. De werkvoorraad bestaat uit incidenten, serviceaanvragen en klantwensen. Er wordt gebruik gemaakt van een Kanban-achtige tool waar ‘kaartjes’ op staan die het proces door gaan. In een sprint wordt geprobeerd om zoveel mogelijk toegevoegde waarde te bieden door kaartjes op te lossen. De kaartjes volgen het stramien, te doen/mee bezig/klaar. Het doel is om elke sprint zo veel mogelijk op te leveren.
SCRUM heeft als groot voordeel dat de lijntjes naar de bussiness kort zijn en alle benodigde specialistaties in één team zitten. Verder is het een goede methode om kennis te delen. Zeker in deze tijd van massaal thuiswerken is het nog meer van belang om dit soort momenten te hebben.
Net als Nihad en Hizkia ook werken als Functioneel Beheerder bij Devoteam?
Heb jij minimaal 5 jaar ervaring in de (rijks) overheid en ben je klaar om bij een informeel, toegankelijk en professioneel bedrijf te werken? Wij opereren op het snijvlak van ICT en Operations en helpen onze opdrachtgevers met gedegen advies om hun digitale uitdagingen te overwinnen. Onze missie “technologie voor mensen” zorgt ervoor dat wij als organisatie nooit de focus verliezen op mensen binnen organisaties.
