Om een ontwikkelproject te laten slagen is het dan ook belangrijk dat het proces gestructureerd verloopt. Echter zien wij vaak het tegendeel. Ontwikkelprojecten lopen vast en men raakt het overzicht compleet kwijt.
Redenen dat een ontwikkelproject vastloopt
1. Er is geen uniform beleid
Diverse medewerkers, met verschillende rollen en achtergronden, zijn bij een softwareontwikkelingsproject betrokken. Elk van deze medewerkers heeft zijn eigen werkwijze en voert de werkzaamheden op zijn eigen manier uit. Denk bijvoorbeeld aan het technisch ontwerp. De één maakt het in Excel, de ander in Word en weer een ander maakt het altijd gewoon op papier. Er is dan ook geen structureel beleid over uniformiteit.
2. Er komen te veel vragen binnen
In een kleine organisatie is het eenvoudiger. Dan loopt u bij een collega langs of geeft u even een belletje om te vragen of de applicatie al getest kan worden. Maar als we het hebben over grote IT-organisaties, dan spreken we al gauw van 300 vragen per week, die aan verschillende mensen voorgelegd moeten worden.
3. Het is onduidelijk wat er moet gebeuren
Niet alleen de werkwijze van de medewerkers verschillen, maar ook de terminologie verschilt per beroepsrol. Hierdoor ontstaat er onduidelijkheid over de taakinhoud.
4. Er heeft een fusie plaatsgevonden
Met een fusie worden niet alleen alle afdelingen, maar ook alle systemen samengevoegd. Deze systemen zijn vaak zo verschillend, dat zij niet samen gaan. Regelmatig wordt er dan naar een tussenoplossing gezocht, in de vorm van handmatig wijzigingen bijhouden in Excel, en ontstaat er een wildgroei aan versies en documenten.
5. Het ‘eilandjessyndroom’
Omdat iedereen op zijn eigen eiland, op zijn eigen manier zijn werkzaamheden uitvoert, weet de ene medewerker niet waar de andere mee bezig is.
6. E-mails verdwijnen
Een aanvraag voor een softwareapplicatie kan al bestaan uit 25 losse e-mails. Zoals eenieder wel eens heeft ervaren: e-mails kunnen gemakkelijk verdwijnen in de massa.
7. Het protocol wordt niet gevolgd
Protocollen zwerven ergens rond, zitten in de hoofden van mensen, of zijn ergens verborgen op het intranet. Ondertussen is het maar hopen dat iedereen de protocollen volgt.
Wij vinden het dan ook niet vreemd dat veel IT-organisaties het overzicht verliezen.
Hoe krijg ik weer overzicht over mijn ontwikkelprocessen?
Dat hoor ik u denken. In de bovenstaande lijst staan twee basis principes centraal. Dat zijn: structuur en uniformiteit.
Uit ervaring is gebleken dat u duidelijkheid en overzicht krijgt door:
- een duidelijke structuur;
- en uniformiteit in terminologie, methodes en de benodigde programma’s te creëren.
Structuur en uniformiteit gemakkelijk combineren met JIRA Confluence
Wij gebruiken hiervoor de procesmanagement tool JIRA Confluence. JIRA Confluence zorgt ervoor dat alle informatie op één centrale locatie staat. Er wordt dan ook niet meer in aparte documenten gewerkt. Iedereen gebruikt dezelfde programma’s, methodes en terminologie. Er raakt dan ook nooit meer iets kwijt.
JIRA Confluence begeleidt u door het ontwikkelproces
Alle administratieve rompslomp, zoals het accorderen van het technisch ontwerp, is in JIRA Confluence heel gemakkelijk. U hoeft alleen maar op ‘Ja’ te klikken en de betrokken personen worden automatisch geïnformeerd. Alle betrokken medewerkers weten dan ook precies wat de status van het project is. Als gebruiker wordt u als het ware door het proces geleid.
KPI’s en SLA’s kunnen eenvoudig worden bewaakt
Het systeem genereert automatisch rapportages die, met behulp van dashboards, direct inzicht bieden in de KPI’s. Zo kunt u precies zien hoeveel tijd er aan welke taak besteed is en of dit overeenkomt met de SLA.
Waarom wij kiezen voor JIRA Confluence
Wij maken nu al geruime tijd gebruik van JIRA Confluence om onze processen te managen. Het grote voordeel van JIRA Confluence, naast bovengenoemde voordelen, is dat het systeem zeer flexibel is. Processen kunnen gemakkelijk worden aangepast. Deze flexibiliteit en uiteraard het voordelige kostenplaatje zijn voor ons de redenen geweest om met JIRA Confluence te starten.
Meer weten over JIRA Confluence?
Wilt u weten of JIRA Confluence ook structuur en overzicht kan brengen in uw IT-organisatie? Neem dan contact met ons op via +31 70 3011 720. Wij komen graag bij u langs voor een vrijblijvende demonstratie.
