To match or not to match – een uniek audit proces

Een aantal weken geleden kwam er vanuit de markt een verzoek binnen bij Devoteam Data & Analytics om een audit uit te voeren op een vrij uniek proces: het combineren van een klantenbestand vanuit twee verschillende programma’s (een energieleverancier en een loyaliteitsprogramma).

Dit had als doel het opzetten van gerichte marketingcampagnes waarbij alleen de unieke (lees: nieuwe) klanten kunnen worden benaderd.

Devoteam Data & Analytics werd derhalve gevraagd om het gehele proces op te zetten. Dit behelsde de volgende facetten:

  • data proces;
  • data consumptie;
  • data opschonen;
  • data verwerken;
  • data toepassen.

Uiteraard moest dit voldoen aan de geldende eisen van wet- en regelgeving. Dat houdt onder andere in het anonimiseren van data, bewaarplicht van een x aantal maanden en het inhoudelijk controleren op bijvoorbeeld het bel-mij-niet registeren of overlijdensregister.

Bovengenoemd proces inclusief audit plan moest in een beperkte tijd worden opgeleverd. De sleutelwoorden van het gehele proces waren commitment, snelheid en kennis.

Het proces

Het proces is opgezet in 5 hoofdonderdelen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze onderdelen gericht is toe te kennen aan een van de beide partijen:

Figuur 1. Stappenplan met uitleg per stap in hoofdlijn

Het procesplan

Per processtap zal er een logging plaatsvinden teneinde op ieder gewenst moment inzage in het proces te verkrijgen met de genomen stappen inclusief tijdsverwerking en bestandsgrootte.
Verder is het proces zo ingericht dat er op relatief eenvoudige en heldere wijze data lineage kan plaatsvinden (herleidbaarheid van de data). Tevens wordt de bewaartermijn per genomen stap inzichtelijk gemaakt (e.g. bij aanlevering door partij A zal de dataset per direct door partij B worden verwijderd en worden geplaatst op een secure omgeving binnen partij B. Vervolgens wordt dit verwerkt tot een gefilterd bestand, de uitval wordt per direct verwijderd en is niet meer toegankelijk voor derden. De bewaartermijn van het gefilterde bestand is evenredig lang aan de marketingcampagne en zal nadien per direct worden verwijderd.)

Figuur 2. Dataselectie per stap (overzicht komt uit het audit rapport waarbij de namen van de betreffende bedrijven zijn weggelaten). Klik op de afbeelding voor een vergrootte versie.

Het onderstaande figuur toont de technische data flow aan.

Figuur 3. De procesflow

Het opzetten van deze hele proceschain duurde slechts een 4 dagen. De fysieke uitvoering slechts 4 uur. In totaal werden er 300.000 unieke klanten geleverd en bleven er na tal van wetgevende filteringen 150.000 over. Hiervan werden er willekeurig 80.000 geselecteerd die voor deze campagne werden gebruikt.

Uiteindelijk werd dit proces een aantal keer per jaar uitgevoerd waarbij er een veelvoud aan data werd gebruikt als in de initiële serie.

De logging

De logging werd per processtap uitgevoerd (zie voorbeeld deel van de logging hieronder).

Per processtap werd de begin- en eindtijd vastgelegd alsmede de bijbehorende acties. Iedere stap werd door 3 man bijgewoond en steeksgewijze werden tellingen opgevraagd.

De audit

Op een enkel puntje na, verliep de audit goed en daarmee het proces vlekkeloos. De aanpak en uitvoering zijn daarom ‘verheven’ tot de standaard aanpak binnen het één van de twee programma’s. Overbodig om te zeggen dat het altijd leuk is als de opdrachtgever dusdanig tevreden is met ons werk!

Het resultaat van deze campagne duurt nog geruime tijd. Het kan zijn dat u wordt benaderd voor deze actie. Ik ben benieuwd!