Agile business analyse in het sociaal domein

22. June 2020

 

Tegenwoordig speelt de business analist een steeds grotere sleutelrol voor de efficiëntie van de organisatie, processen en IT. Het dichten van de kloof tussen deze werelden is waar het voor een business analist om draait. Met een holistische blik gaat een business analist aan de slag. Alle organisatieniveaus worden hierbij betrokken: strategisch, tactisch en operationeel. Ook in het sociaal domein is de rol van business analist steeds vaker terug te vinden. Veel organisaties in dit domein zijn bezig met de transitie naar Agile werken of doen dat al. In de context van Agile werken wordt de rol van business analist niet vaak beschreven. Ook in Scrum (een veel gebruikt framework voor Agile werken) wordt de business analist niet als specifieke rol benoemd. In de praktijk zijn business analisten in Agile projecten toch veel geziene personen. Dus wat doet een business analist dan? 

Hieronder beschrijf ik een aantal voorbeelden van de business analist in Agile projecten binnen het sociaal domein:

Voorbeelden: de business analist in Agile projecten binnen het sociaal domein

De business analist als projectadviseur

In deze rol is de business analist onderdeel van de stuurgroep en zijn de taken in eerste instantie gericht op de start van het project. De business analist ondersteunt en adviseert over het wat, wie en hoe van het project. Wat willen we bereiken en wat is onze scope? Wie zijn onze stakeholders en teamleden? Hoe gaan we het project organiseren en op welke manier werken we samen? Deze vragen zijn meestal onderdeel van de business case. In de business case beschrijft de business analist soms ook al de high level requirements. Dit kan nodig zijn om goedkeuring te krijgen voor het project. Na de projectvoorbereiding kan de business analist fungeren als tactisch partner, specialist en domeinexpert binnen het project. De business analist hoeft in deze rol niet persé dagelijkse betrokken te zijn in de stuurgroep of bij het ontwikkelteam, maar opereert als vraagbaak voor complexe vraagstukken.

 

De business analist als product owner

Persoonlijk zie ik de business analist graag in de rol van product owner. De competenties die nodig zijn voor een goede product owner, zijn bij de business analist volop aanwezig. Denk aan analytisch vermogen, systeemdenken, strategisch inzicht, doorvragen, communicatief, adviserend, besluitvaardig en omgevingsbewustzijn. Deze competenties maken de business analist uitermate geschikt om werkzaamheden uit te voeren zoals het vertalen van een organisatievisie naar projectvisie, het managen van stakeholders en het beheren van een product backlog.

 

De business analist als adviseur

In Agile projecten zie ik ook regelmatig dat de business analist als adviseur (van de product owner) optreedt. Vaak is er behoefte aan deze adviesrol door gebrek aan tijd, analysevaardigheden, technische kennis of domeinkennis van de product owner. Deze vorm kan heel effectief zijn, al is er een risico op overcomplicering van het proces. De business analist kan namelijk als een extra “halte” tussen de echte beslisser en het ontwikkelteam gaan fungeren en als ongewenste tussenschakel worden beschouwd. Hierdoor zal de waardevolle aanvulling van de business analist op de achtergrond raken. Pas bij deze vorm dus extra op voor:

  1. Onduidelijkheid van taken en verantwoordelijkheden
  2. Langdradig besluitvormingsproces
  3. Miscommunicatie

Deze valkuilen kunnen een inefficiënt team en slecht lopend project als gevolg hebben.

 

De business analist als Scrum Master

Op het eerste gezicht lijkt de business analist in de rol van scrummaster misschien een bijzondere combinatie. Wat heeft het vertalen van business behoeften naar bruikbare oplossingen te maken met het ontwikkelteam zo optimaal mogelijk laten presteren? Afgezien van team obstakels uit de weg ruimen, zijn er echter behoorlijk wat overeenkomsten. In deze rol kan de business analist zich volledig richten op het ondersteunen van het team. Denk hierbij aan coachen, samenwerking faciliteren, kennis overdragen en het team leiden door het goede voorbeeld te geven. Wat in deze situatie goed van pas komt, is dat business analisten van nature vaak duizendpoten zijn. Als een teamlid ondersteuning nodig heeft, kan de business analist assisteren, de behoefte of eventuele problemen analyseren en structuur bieden. De problemen waar een team of teamlid tegenaan loopt kunnen heel divers zijn, het kan om een specifieke user story gaan of andere Scrum artefacten tot en met het Agile proces. De business analist stemt zijn aanpak af op de behoefte om de juiste structuur te creëren en kan onder andere bestaan uit het opstellen van voorbeeldsjablonen, richtlijnen en werkprocesbeschrijvingen. Deze helpen het teamlid met zijn vraag en de algehele kwaliteit van het ontwikkelteam structureel.

 

De business analist in het ontwikkelteam

In deze opzet is de business analist een volwaardig lid van het ontwikkelteam. In sommige projecten worden taken, zoals het uitwerken van user stories, gedelegeerd aan het ontwikkelteam. Als zij niet genoeg tijd, prioriteit of expertise hebben om dit naast de ontwikkelwerkzaamheden op te pakken, dan kan het toevoegen van een business analist aan het team veel waarde hebben. De business analist richt zich dan op de analyse, requirements, modellering en documentatie, terwijl de rest van het team zich bezighoudt met waar ze echt goed in zijn. Daarnaast zijn business analisten over het algemeen andere type personen dan de andere mensen in het ontwikkelteam. Ze excelleren in andere competenties, zoals het destilleren van de kritische informatie en communicatie met stakeholders.

 

De business analist bij Devoteam

Uiteindelijk gaat het erom dat het totale team zo optimaal mogelijk presteert. In het ene project betekent dit dat er geen business analist nodig is, in het andere project zijn er meerdere business analisten in verschillende rollen. De business analisten van Devoteam treden op als echte verbinders en leveren zo grote meerwaarde in projecten binnen het sociaal domein. Ze zijn zijn sterk technisch onderlegd, kennen de architectuur en kunnen code lezen, en zijn bovendien inhoudelijke experts die het speelveld goed kennen, alles weten over de iStandaarden en op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen het sociaal domein.

Daarnaast zijn onze business analisten getraind in onder andere:

  • Agile projecten
  • Business analyse technieken
  • Requirements elicitatie, analyse, specificeren, valideren en onderhouden
  • User stories
  • Modellering en documenteren
  • Workshops en refinements
  • Stakeholder management

Geïnteresseerd geraakt in onze diensten? Neem contact op met één van onze consultants. Hij of zij vertelt u graag wat een business analist in uw situatie kan betekenen. U bent daarvoor altijd welkom voor een digitale kennismaking, maar uiteraard komen wij ook graag langs om meer te vertellen over deze onderwerpen.

Onze consultants zijn te bereiken op sociaaldomein@devoteam.com.

devoteam

Contact

Geert van der Kolk
Business Consultant